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Fonction des membres du bureau d'une association
LE BUREAU
Elu par le Conseil d'Administration, il a pour vocation On appelle bureau l’ensemble des membres du conseil d’administration qui ont une fonction particulière : président(e), secrétaire et adjoint(e)(s), trésorier(e) et adjoint(e)(s).
Il ne s’agit pas d’une instance de décision supplémentaire ou ayant une autorité supérieure au conseil d’administration. C’est une émanation du conseil d’administration qui prépare les travaux du conseil d’administration. Dans les petites associations, le bureau se confond avec le conseil d’administration.
La loi de 1901 laisse la plus grande liberté dans l'organisation d'une association.
Ce sont donc en principe les statuts qui fixent le nombre, la dénomination et les modalités de nomination ou d'élection des personnes chargées de la gérer et de la représenter, avec pour seule contrainte de doter la personne morale d'un représentant personne physique pour les actes de la vie civile.
Les statuts types proposés par les préfectures prévoient généralement l'élection d'un conseil d'administration qui désigne ensuite un bureau.
Ce mode de gestion de type collégial n'a aucun caractère obligatoire.
Les rôles des différents membres:
Le bureau de l'association est composé au minimum d'un président et d'un secrétaire général.
Le président ou la présidente Est le (la) représentant(e) légal(e) de l’association c’est-à-dire qu’il (elle)représente l’association à l’égard des tiers devant la justice, sauf si les statuts le prévoit autrement
Convoque et préside les AG et le CA
Anime l’association, coordonne les activités
Assure les relations publiques, internes et externes
Dirige l’administration de l’association : signature des contrats, embauche du personnel
Fait le rapport moral annuel à l’assemblée générale
Le vice président ou la vice présidente
Supplée au président en cas d’absence de celui-ci ou de celle-ci
Le secrétaire général ou la vice secrétaire générale
Assure la bonne exécution matérielle des tâches administratives
Tient la correspondance de l’association
Est responsable des archives, établit les procès-verbaux des réunions, tient le registre réglementaire pour modifications des statuts et changements de composition du conseil d’administration
Peut jouer un rôle clé dans la communication interne et externe de l’association, par exemple en tenant à jour les fichiers des adhérents, des partenaires, des médias, des fournisseurs...
Le trésorier:
Il assure la gestion du patrimoine
Il gére le patrimoine financier de l’association
Il effectue les paiements, perçoit les sommes dues à l’association, encaisse les cotisations, prépare le compte de résultat et le bilan présentés à l’assemblée générale annuelle où il rend compte de sa mission au conseil d’administaration.
Dans un souci de transparence, il doit rendre compte régulièrement de sa gestion.
Le bureau est généralement composé de trois personnes :
le président, le secrétaire et le trésorier, doublées, dans les associations importantes, par un vice président, un secrétaire et un trésorier adjoints.
Sauf disposition statutaire, rien n'interdit à une même personne de cumuler plusieurs fonctions.
Les membres du bureau doivent être à jour de leur cotisation.
A noter :
l'exercice de certaines activités est incompatible avec la gestion ou la représentation d'une association, par exemple les commissaires aux comptes chargés du contrôle de l'association, les militaires dans les associations à caractère politique ou syndical, certains fonctionnaires en activité lorsqu'une réglementation le prévoit et lorsque l'indépendance et la neutralité du service public pourraient être remises en cause.